Cuando hablamos de productividad laboral nos referimos a cómo de eficiente es el proceso de producción de una empresa. Se trata de algo clave en los resultados de negocio.

Ser productivo no tiene nada que ver con trabajar a todas horas ni en modo multitarea.

Sea cual sea el sector en el que trabajes, la mejora de la productividad es un tema recurrente. Las empresas se empeñan en aplicar procesos para conseguirlo, pero, de poco sirve, si a nivel personal no queda claro cómo optimizar el rendimiento. 

No hay una única forma de ser productivo. En un mucho cada vez más digital, a menudo hay quien se avergüenza de las notas autoadhesivas tradicionales, aunque sea un sistema que le funcione y usted sigue empleando. No hay que sentirse culpables por no recurrir a una de las innumerables aplicaciones de listas de tareas pendientes. Una de las razones que motiva esta actitud está motivada por las reflexiones de la mayoría de los blogs de productividad, que han identificado a este tipo de Apps como esenciales. 

Todos tienen en mente una versión ideal y productiva de sí mismos. Para muchas personas, ese yo imaginario es alguien que usa una aplicación de lista de tareas pendientes.  

Un perfil productivo no es aquel que hace un gran número de cosas a la vez, sino la que optimiza sus procesos de trabajo y consigue finalizar sus objetivos a lo largo del día: los individuos más productivos suelen marcarse objetivos y conseguirlos en tiempos concretos.

Algunos hábitos imprescindibles para optimizar el rendimiento.

1. Transformar el desorden en orden

 El primer hábito de una persona altamente productiva tiene que ver con la capacidad de transformar la entropía (desorden) en orden.

2. Definir objetivos

Las personas productivas marcan y dejan fijados una serie de objetivos que se ansían conseguir. Una de las técnicas utilizadas por los más eficientes se conoce como la Regla del lápiz. Se trata de generar decálogos de objetivos que conforman la verdadera razón del desarrollo

3. Las personas productivas controlan muy bien los tiempos con que cuentan para cada actividad

Todo esto es algo que hay que poner también en práctica a corto plazo. Por ello, se hace imprescindible una gestión de la agenda que ajuste los objetivos a la realidad: agendar las metas a cumplir en fechas y horas para controlar muy bien los tiempos con los que cuentan para cada actividad, incluso la holgura temporal necesaria entre una y otra.

4. Planificación

Improvisar es algo que no encaja con los altos estándares de productividad. Permitir que en la jornada se acumulen los imprevistos es algo que interfiere en los objetivos programados.

Para conseguirlo, es importante focalizar la atención en una tarea y, cuando se finalice, comenzar con otra.

5. Automatizar procesos y delegar

Lo esencial para ser más productivo es poner el foco en el proyecto, no en cada una de las tareas que hay que llevar a cabo para conseguirlo. Esto permite recular rápidamente si algo no está saliendo según lo esperado y cambiar el método de trabajo para mejorarlo

Para avanzar según lo previsto hay que saber delegar, confiar labores a otras personas, automatizar procesos, tomar decisiones rápido, pedir ayuda o contratarla. Lo normal, es utilizar los beneficios que nos ofrece la tecnología y trabajar con metodologías ágiles

6. Socializar el plan de trabajo

El trabajo suele hacerse en equipo. Por ello, de poco sirve trazar un plan si no se ha consensuado con quienes forman parte de un proyecto común, dentro o fuera de la oficina. Según comenta el experto, “esto es lo que se suele llamar la agenda social, tan importante para conseguir resultados como todas las técnicas ya comentadas”.

Es fundamental contar con una amplia red de contactos o networking que permita llevar a cabo los propósitos de forma fácil y viable.

7. Descansar y desconectar

La alta productividad exige periodos de descanso y desconexión a diario para no agotarse ni perder motivación.

Esto desencadena una pérdida progresiva de la productividad y se relaciona con emociones de desaliento, desmotivación e inseguridad ante los objetivos.

“Improvisar no encaja con productividad:
el enemigo de la planificación es decir que sí a las peticiones de cualquiera”

Asimismo, la productividad laboral se encuentra condicionada por una serie de factores como el clima laboral, la flexibilidad que ofrece la empresa, las propias condiciones del trabajo, el responsable de equipo, etcétera. 

No olvide que la productividad es algo profundamente personal, y lo que funciona para unas personas no necesariamente funcionará para otro:  así que siga colocando notas adhesivas en la pantalla de su computadora, escribiendo tareas en una hoja de cálculo o utilizando un sistema que no sea una lista de tareas pendientes para realizar un seguimiento de las tareas. No hay nada de qué avergonzarse, siempre que funcione.